ELECTRONIC DATA INTERCHANGE

PENGANTAR

Pertukaran informasi bisnis pada saat ini umumnya dilakukan dengan cara yang konvensional, yaitu menggunakan media kertas. Seiring dengan meningkatnya transaksi bisnis suatu perusahaan tentu akan meningkat pula penggunaan kertas. Hal ini dapat menimbulkan banyak masalah seperti keterlambatan dalam pertukaran informasi, kebutuhan akan bertambah jumlah personil yang sekaligus juga berarti menambah beban keuangan dalam perusahaan.Fakta-fakta ini telah menyebabkan ketidakefisienan dalam dalam bisnis, khususnya yang berkaitan dengan pertukaran informasi bisnis. Persoalan di atas tentu harus kita cari jalan keluarnya agar efisiensi dalam transaksi bisnis dapat ditingkatkan. Kehadiran internet menjadi sebuah jawaban untuk mengatasi berbagai problema di atas. Namun, jaminan keamanan dalam transaksi melalui internet telah menimbulkan kekhwatiran orang untuk bertransaksi melalui media maya ini. Kehadiran Electronic Data Interchange (EDI) telah menjadi salah satu solusi untuk membuat keefisienan dalam transaksi bisnis di Internet dan sekaligus memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi tersebut.

DEFINISI EDI

EDI atau singkatan dari Electronic Data Interchange sebenarnya adalah sebuah metode pertukaran dokumen bisnis antar aplikasi komputer - antar perusahaan/instansi secara elektronis dengan menggunakan format standar yang telah disepakati, dimana antara dua pihak yang berhubungan yang memiliki sistem dan aplikasi yang berbeda dihubungkan dengan teknologi.

CaraKerjA EDI

Pada dasarnya EDI terdiri dari tiga komponen utama, yakni pesan standar, perangkat lunak EDI (EDI Converter), dan komunikasi. Sebelum melangkah lebih jauh penulis ingin menerangkan ketiga komponen dasar EDI. Pertama, Pesan standar pada dasarnya berisikan teks (text) yang memuat informasi dan rule sebagai penterjemah dari satu atau lebih dokumen bisnis. Contoh dari pesan standart adalah Uniform Communication Standar (UCM) yang mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen elektronik diantaranya; purchase order, promotion announcement, price change, invoice, dll. Sedangkan rule dalam EDI lazimnya bekerja dalam bentuk kelompok. Sekumpulan rules untuk memformat sebuah dokumen elektronik disebut transaction set. Jadi, transaction set adalah analogi elekronik ari kertas/form dokumen bisnis. Salah satu ciri utama dalam EDI, pada dasarnya pertukaran data terjadi antar aplikasi komputer, sehingga tidak hanya antar komputer. Akibatnya intervensi hanya manusia (pengguna) terjadi pada aplikasi komputer ini, sedangkan sisanya seperti proses pengiriman dan interpretasi data dapat dilakukan oleh komputer. Berbeda dengan facsimile dan e-mail, dalam EDI yang dipertukarkan harus terstruktur sehingga dapat dibaca dan diinterpretasikan oleh komputer. Dalam facsimile dan e-mail data tidak terstruktur sehingga data hanya bisa diinterpretasikan oleh manusia. Kedua, Perangkat lunak EDI berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan standar EDI ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang dipakai. Ketiga, Komunikasi. Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur komunikasi. Bentuk komunikasi infrastruktur yang mula-mula berkembang adalah transaksi berbentuk point-to-point, yakni hubungan langsung dari dua perusahaan yang bertransaksi. Dalam point-to-point di EDI perusahaan yang bertransaksi memerlukan: (1) menggunakan protokol komunikasi yang sama(2) mempunyai kecepatan transmisi yang sama, (3) menyediakan line telepon pada saat yang sama. Dengan bertambahnya rekan bisnis, maka komunikasi berbentuk point-to-point makin susah untuk di-manage, oleh karena itu dalam perkembangannya akan lebih mudah bila memakai jasa pihak ketiga, yaitu Vale Added Network (VAN). VAN adalah penyedia network di mana setiap pelanggan-pelanggannya mempunyai mailbox pada perusahaan VAN tersebut. Mailboxing ini memungkinkan pengiriman transaction set ke mailbox rekan bisnis. Dengan cara ini pesan-pesan EDI dibawa oleh e-mail. Komunikasi via VAN menghindari keterbatasan-keterbatasan yang ada pada point-to-point. Beberapa VAN juga menyediakan bantuan implementasi berupa consulting, softaware dan training rekan bisnis. Untuk seccurity transfer data VAN memberikan jaminan kepada pelanggan-pelanggan dengan cara-cara sebagai berikut: Access ke VAN memerlukan password dan IDs; Validasi relasi dagang untuk memastikan hanya pelanggan yang berhak yang bisa menerima pesan-pesan atau dokumen-dokumen; VAN mencek integritas dari pesan-pesan EDI. Ini diimaksudkan untuk memastikan agar pesan-pesan yang dikirimkan sesuai dengan standar yang dipakai. Penerapan EDI di Internet Penggunaan EDI di internet bisa dibilang masih baru, namun teknologi dan service telah berkembang dengan cepat. VAN yang ada sekarang sudah terhubung ke internet untuk memberikan service ke pelanggan-pelanggan (misalnya iklan sebuah produk). Sebuah perusahaan pelanggan VAN dapat melakukan transaksi EDI dengan sebuah perusahaan lain yang terhubung ke internet. Pesan-pesan EDI dapat diselipkan ke dalam Internet E-mail. Perusahaan-perusahaan yang sama-sama terhubung ke Internet juga dapat melakukan transaksi EDI. Kedua perusahaan yang bertransaksi harus sepakat dengan Internet protokol apa yang akan dipakai untuk pertukaran pesan-pesan EDI: Pengiriman-pesan dengan e-mail. Ini cara yang paling simpel dan paling banyak dipakai. Khususnya untuk menyelipkan pesan-pesan EDI bisa dipakai spesifikasi IETF-MIME dan kedua rekan dagang harus sepakat dengan metode encryption untuk pengamanan pengiriman e-mail, misalnya PEM atau PGP. Pengiriman pesan-pesan EDI dengan FTP. Untuk pertukaran pesan-pesan EDI dengan FTP, sebuah account harus dibuat untuk setiap rekan dagang untuk FTP login, inclusif password. Pesan-pesan EDI disimpan di sebuah file, dan rekan dagang membuat perjanjian untuk penamaan file-file dan direktori dimana pesan-pesan disimpan. Perkembangan EDI Saat ini. Saat ini kebanyakan EDI, transaksi terjadi melalui VAN. Di dunia sudah ada beberapa VAN. Berikut ini penulis memberikan contoh beberapa Van yang berkembang dan sangat besar sekarang dengan keunikan pelayanaannya masin-masing. Pertama, General Electric Information (GEIS) VAN ini telah mempunyai pelanggan lebih dari 30.000 perusahaan yang tersebar. GEIS selain VAN provider juga menyediakan EDI Software. Contoh real dari implementasi produk-produk GEIS ini adalah implementasi EDI di Bea Cukai Selandia Baru. Sistem EDI CEDI*FIT (Custom EDI for International Trade) memberi jaminan kepada importir maximum 4 jam untuk semua muatan, ini berarti menghemat 48 jam untuk dokumen-dokumen kiriman udara dan 7 hari untuk kiriman laut dibandingkan dengan layanan yang diberikan oleh sistem konvensional. Untuk melayani penumpang udara, Bea Cukai Selandia Baru menggunakan sistem CEDI*PAX (Custom EDI for Passenger Exchange). Dengan sistem ini data-data penumpang tidak perlu dimasukkan kembali ke dalam komputer, tetapi data yang dimasukkan ketika berangkat bisa dipanggil kembali oleh CEDI*PAX. Contoh lain adalah aplikasi EDI di sebuah perusahaan buah-buahan di Thailand, Dole Food Company. Perusahaan ini bayak mengekspor buah-buahan ke Eropa. Dengan EDI pesanan langsung dari Eropa via GEIS Global Network bisa dilakukan ke perusahaan yang terletak di sebuah desa terpencil di Thailand. Kedua, AT&T Easy Link Service VAN ini tidak hanya memberikan layanan EDI. Tetapi juga juga elektronik mail, fax dan telex. Ketiga, Management Information System Group, Inc (MISG). MISG mempunyai peolanggan yang jumlahnya lebih dari 20.000. MISG mempunyai 2 sistem yang utama TRANSNET dan ANSINET. Sistem TRANSNET adalah salah satu jaringan pemesanan secara elektronik yang terbesar di dunia. Sebagai pelengkap dari TRANSINET, ANSINET sistem dapat digunakan untuk transfer dokumen-dokumen EDI lain. Keutamaan dari sistem ini mencakup basic mailbox services, 24-jam service, koneksi dengan jaringan-jaringan EDI lainnya. MISG juga menyediakan access ke Internet, e-mail, consulting services, dll. Keempat, Singapore Network Service (SNS). SNS didirikan bulan Maret 1988. SNS tidak hanya memberikan layanan EDI tetapi memberikan layanan network secara umum. Saat ini SNS melayani pemerintah, transport, medical, dll. Dengan penerapan SNS terbukti perekonomian Singapura saat ini semakin berkembang, tentu ini tidak bisa dilepaskan dari keberhasilan mengadopsi dan memanfaatkan EDI. Keempat, TranSettlements. Van ini didirikan tahun 1977,Lebih dari 70% dari perusahaan angkutan darat dan udara di Amerika Utara yang mengimplementasikan EDI memakai jasa VAN ini. Kelima, WorldLinx Services. VAN ini dapat diaccess dari 140 negara. Perangkat lunak yang disebut The Net:EDI menterjemahkan transaction data ke standar format EDI. Contoh aplikasi dari sistem ini adalah yang diterapkan di B.C Health Service, sebuah cabang dari British Columbia Association yang menawarkan barang-barang ke 100 rumah sakit. Penjualan barang-barang ini mencapai 100 juta dollar AS setahun. Mereka berkomunikasi menggunakan TheNet:EDI untuk pertukaran purchase orders and invoices. Keenam, IBM Global Network. Selain memberikan layanan EDI, IBM Global Network juga memberikan layanan e-mail, voice-mail, connectivity (lease, dial, wireless)X.400 messaging.

Keuntungan EDI

EDI memperbaiki efisiensi juga menurunkan biaya dan juga keuntungan-keuntungan lain diantaranya: Bussiness survival Kebanyakan organisasi-organisasi besar menekan supplier-suppliernya untuk menggunakan EDI. EDI adalah metode yang diinginkan untuk melakukan bisnis di banyak industri, misalnya rail, automotive, chemical dan farmasi. Penghematan biaya EDI menekan biaya biaya dalam proses transaksi dan menaikkan efisiensi. Penghematan yang diperoleh dari EDI bisa bersumber dari berbagai bidang seperti:
Pengurangan dalam pemrosesan dokumen (misalnya: mengetik kembali data yang sama/redundant data). Mengurangi staf sebagai hasil dari eliminasi data re-keying,koreksi kesalahan,dll. Penurunan tingkat inventory. Ini adalah hasil dari penurunan waktu proses transaksi dan eliminasi dari ketidakpastian seperti order delivery time. Penurunan biaya untuk penanganan spesial dan pos ekspres yang disebabkan keterlambatan dalam penerimaan dan proses yang tidak efisien dalam surat-menyurat. Penurunan penggunaan telepon. Penurunan biaya pos konvensional. Penurunan dalam pengeluaran biaya transpor. Memperbaiki service kepada pelanggan Memperbaiki relasi dengan suplier,pelanggan dan rekan dagang. Memperbaiki kemampuan untuk bersaing secara internasional, sebagai hasil dari penurunan waktu komunikasi dan penurunan kesalahan, waktu design dan pengembangan lebih lebih singkat.

Peluang EDI di Indonesia
Kita tidak dapat membantah bahwa salah satu dampak dari liberalisasi adalah semakin terintegrasi perekonomian negara kita dengan perekonomian global. Liberalisasi perdagangan yang disepakati melalui APEC, juga GATT, akan menuntut kita untuk selalu bersaing dengan pelaku-pelaku ekonomi dari negara lain. Untuk bisa menempatkan diri dalam tatanan ekonomi dunia, mau tidak mau kita harus meningkatkan efisiensi pelaku bisnis sebagaimana pelaku bisnis di negara lain. EDI bisa membantu kita meningkatkan efisiensi, karena komputerisasi transaksi bisnis dapat menyederhanakan dan mempercepat prosedur. Karena dunia bisnis tidak dapat melepaskan diri dari pemerintah, maka kesediaan pemerintah dalam penerapan EDI sangat penting, untuk memilih standar yang berlaku dan untuk menyediakan perangkat hukum yang diperlukan. Keberhasilan Singapura dalam menerapkan EDI dapat kita jadikan jadikan satu contoh. Saat ini pelabuhan Singapura menjadi pelabuhan tersibuk di dunia, fakta ini tentu tidak terlepaskan dari peran EDI yang sangat membantu transaksi bisnis di pelabuhan tersebut. Bila mengingat ketidakefisiennya selalu masalah dalam perekonomi kita, maka penerapan EDI dapat kita jadikan alternatif untuk mengatasi problema klasik permasalah ekonomi

Frequently Asked Question

• Mungkinkah kedua sistem yang berbeda sama sekali ini dikomunikasikan ?

• Apakah pelaku bisnis harus merubah aplikasinya untuk ber-EDI ?

• Apakah pelaku bisnis harus menambah/merubah infrastrukturnya ?

Mungkinkah kedua sistem yang berbeda sama sekali ini dikomunikasikan ?
Jawabannya sangat mungkin sebab prinsip dari teknologi EDI sebenarnya adalah menerjemahkan bahasa aplikasi dari sistim yang sama-sekali berbeda menjadi bahasa yang terstandarisasi, sebagai contoh dalam hal ini UN/EDIFACT yang merupakan singkatan dari United Nation Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, disini bisa dilihat bahwa bahasa tersebut distandardisasi oleh PBB.

Apakah pelaku bisnis harus merubah aplikasinya untuk ber-EDI ?
Tidak!!, sebab pelaku bisnis tetap dapat menggunakan aplikasi dokumen yang selama ini telah dipakai, tetapi nanti akan ditambah suatu interface untuk merubah data dokumen aplikasi tersebut agar dapat ter-EDI.

Apakah pelaku bisnis harus menambah/merubah infrastrukturnya ?
Jawabannya adalah tidak!!, sebab teknologi EDI ini adalah teknologi 'less investment' dimana pelaku bisnis tidak perlu lagi membeli peralatan baru sebagai infrastruktur untuk pertukaran dokumennya, dengan kata lain tetap menggunakan peralatan yang telah tersedia. Sebenarnya secara jujur dapat dilihat bahwa banyak teknologi informasi yang selama ini bermunculan dengan dalih dapat 'mengefisiensikan' proses bisnis. Adalah sangat tidak lucu apabila pada penerapan teknologi itu sendiri 'tidak efisien'. Kita dapat melihat banyak perusahaan yang telah menginvestasikan dana puluhan milyar untuk kegiatan proses teknologi informasi bisnisnya menjadi tidak efisien, karena cepatnya perkembangan teknologi informasi yang mengakibatkan dalam 3 tahun setelah investasi tersebut, teknologi baru telah muncul, sehingga belum sempat investasi yang telah dikeluarkan teraplikasi dengan baik, sudah harus mengikuti teknologi baru, kalau harus terus mengikuti perkembangan tersebut tanpa adanya standarisasi global, bisa di bayangkan bahwa sangat mungkin perusahaan tersebut akan berubah menjadi perusahaan yang berorientasi ke sistim informasi, melenceng dari tujuan perusahaannya.
Tujuan utama dari pemakaian teknologi EDI, sebenarnya adalah agar teknologi ini dapat membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan dokumennya dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien karena sifatnya yang dapat mengeliminir kesalahan yang diakibatkan proses re-entry dan dapat mengurangi pemakaian kertas, komunikasi dan biaya-biaya lain yang timbul pada metode konvensional sehingga diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya. Apabila proses tersebut terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan tersebut akan menjadi lebih baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis dengan pihak lain-pun akan dapat lebih baik juga